Comment se faire rembourser ses notes de frais ?
Les notes de frais et leur gestion représentent bien souvent une part importante du travail qui doit être effectué en entreprise et d’autant plus si ces dernières sont nombreuses. Pourtant, la prise en compte, la gestion et le remboursement des notes de frais est une tâche dont on ne pourra pas se débarrasser si facilement puisque cela demande que l’on se concentre dessus de façon régulière.
Heureusement, il existe des applications qui vont permettre de largement simplifier la gestion et le remboursement de ses notes de frais.
Les notes de frais, c’est quoi ?
Les notes de frais sont les dépenses qui auront été effectuées dans le cadre de son activité professionnelle. Il pourra s’agir de repas, de nuit dans un établissement hôtelier, ou encore de trajet en voiture ou en transport en commun. En fait, de nombreuses dépenses peuvent constituer une note de frais du moment que cette dernière a été effectuée dans un cadre professionnel et non personnel.
Ainsi, les personnes étant amenées à se déplacer durant leur activité professionnelle, à effectuer des voyages d’affaires, des déjeuners avec des clients et bien d’autres choses encore pourront faire passer ces dépenses en note de frais, ce qui impliquera d’être remboursé par son entreprise.
Comment se faire rembourser ses notes de frais ?
La première règle à connaître pour être sûr de pouvoir se faire rembourser une note de frais sera de garder une preuve de la dépense (facture, ticket de caisse, billet de train, etc.). Cette preuve va permettre d’attester que le montant déclarer est effectivement le bon et que l’action qui a été mentionnée est exacte puisque le nom du vendeur ou de l’établissement ainsi que le détail des dépenses apparaîtront sur ces documents.
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Dans les cas les plus classiques, se faire rembourser une note de frais nécessite de remplir un formulaire auquel on aura joint la preuve d’achat afin de l’envoyer au service comptabilité ou encore à la direction de son entreprise (tout dépend de la taille de l’entreprise et de la personne qui aura en charge le remboursement des notes de frais).
À la suite de cela, il faudra faire preuve de patience jusqu’à ce que la demande effectuée soit prise en compte et que le remboursement des sommes dépensées soit effectué. Le processus peut parfois être long et cela peut devenir rapidement problématique pour les personnes qui devront avancer de l’argent de leur propre compte bancaire personnel pour payer les dépenses.
Heureusement, il existe aujourd’hui des systèmes de gestion de notes de frais beaucoup plus intuitifs, pratiques et rapides sous forme d’application comme Expensya par exemple.
Expensya est une application qui vous facilite le remboursement de vos notes de frais [source image : Pixabay]
Opter pour une application de gestion de notes de frais
Pour gérer ses notes de frais plus rapidement et effectuer ainsi les remboursements le plus vite possible. L’utilisation d’une application avec une technologie de reconnaissance sera particulièrement appropriée. En effet, chaque collaborateur va pouvoir scanner son reçu ou encore sa facture et l’application va extraire elle-même les différentes informations nécessaires pour remplir le fichier de demande de remboursement de notes de frais.
En quelques clics il sera donc possible d’envoyer directement sa demande à la personne en charge de cette mission et donc de recevoir une réponse et un remboursement de façon beaucoup plus rapide. Par ailleurs, ce type d’application propose de nombreux autres services très utiles comme par exemple la gestion des frais kilométriques ou encore l’analyse des dépenses professionnelles globales sur l’entreprise. C’est un outil qui sera accessible à tous et qui permettra de gagner un temps considérable au quotidien.
