Comment gérer l’archivage des documents administratifs & RH d’une entreprise ?

Archivage des documents comptables

Pour optimiser la gestion des ressources humaines, la dématérialisation des documents et la gestion efficace de l’archivage des documents dans une entreprise sont devenues des paramètres incontournables. Cette mutation des processus de traitement des documents a permis aux entreprises d’alléger le travail au niveau de leur service RH et de gagner en productivité. Nous allons voir dans cet article l’importance de traiter l’archivage des documents dans une entreprise.

Pourquoi dématérialiser vos documents et données : optimiser votre gestion documentaire

La dématérialisation de document est un processus avantageux pour les entreprises en raison des différents bénéfices qu’elle confère. Non seulement elle permet de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts. Toutefois, cet avantage serait encore plus important si vous optez pour une solution SIRH (Système d’Information de gestion de Ressources Humaines), c’est-à-dire un organisme qui traite et centralise tous vos documents administratifs dématérialisés.

Quel est l’intérêt d’utiliser un SIRH ?

Un SIRH va mettre à votre disposition une plateforme de stockage intelligente qui va stocker, archiver et gérer vos bulletins de salaire, contrats, arrêt de travail et autres documents RH.

Vous allez pouvoir vous libérer de cette tâche, qu’est l’archivage des documents administratifs pour vous concentrer vers quelque chose de plus important. Le principal avantage d’opter pour un SIRH est le gain de temps qui résulte de l’échange d’information simplifié qu’elle propose.

Voici un lien qui vous guide vers ce genre de service : solution de stockage de documents RH

En principe, vos documents seront traités et classés automatiquement une fois que vous les aviez dématérialisés. L’autre avantage c’est que vous et vos collaborateurs aurez la possibilité de les consulter à tout moment. Pour comptabiliser les notes de frais par exemple, la seule chose à faire est de numériser les justificatifs puis l’organisme de gestion les traites et les stocks sur la plateforme. Il faut avouer que la gestion de note de frais est considérée comme une tâche pénible.

archivage des documents administratifs

Les délais de conservation des documents RH

Il est évident que l’archivage des documents dans une entreprise est d’une importance capitale dans une entreprise. Certes, l’archivage des documents comptables est indispensable vu que toutes les opérations au sein d’une entreprise nécessitent l’appui d’un papier administratif pour être considérées comme légales. En parlant de l’archivage des documents administratifs, il existe une durée légale sur laquelle les papiers relatifs au RH doivent être conservés par l’entreprise :

Au minimum 5 ans pour :

  • Le registre du personnel
  • Les déclarations d’accident
  • Les contrats et avenants
  • Les observations
  • Le registre du personnel
  • La mise en demeure et contrôle de l’inspection du travail

Au minimum 3 ans pour :

  • Les documents relatifs aux jours de travail
  • Les documents en rapport aux charges sociales et retraite

Au minimum 1 an pour :

  • la comptabilisation des horaires, des heures d’astreinte et de la compensation des salariés

Voici le lien officiel qui confirme ces informations : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Bien que la conservation des documents RH soit très importante, c’est aussi une manœuvre délicate et difficile à entreprendre vu le nombre de documents et les délais imposés par la loi. Ainsi, vous pouvez déléguer cette tâche à un organisme spécialisé en gestion documentaire. D’ailleurs, Storhy propose la solution clé la plus simple et la plus adaptée, vous pouvez cliquer sur « essai gratuit Storhy » pour essayer gratuitement les offres.

Faut-il conserver ces documents une fois qu’ils sont dématérialisés ?

Le petit monde professionnel semble assez partagé sur la question – en témoigne cette discussion sur le forum Viadeo – il semble qu’il soit toujours préférable de conserver les originaux qui feront systématiquement foi en cas de procès. De façon il faut comprendre la dématérialisation ne remplace pas les documents originaux, mais optimise la gestion de ces derniers.

Nicolas

Nicolas est rédacteur chez viasolutions. Après un bac général en économie, il étudie le droit à la faculté et fait ses premières armes sur les réseaux sociaux; Il prendra le virage du web rapidement et se consacre depuis à la rédaction d'articles de société orienté B2B et B2C.

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