Faut-il opter pour une externalisation de vos services en offshore ?

Les entreprises actuelles sont confrontées à une forte concurrence. Pour garder leur part du marché, élargir leurs activités et rester compétitives dans leurs branches, les structures ont besoin de recourir à des services d’accompagnement. C’est de là qu’est né le principe de l’externalisation. Le secrétariat externalisé offshore figure parmi les prestations en outsourcing les plus demandées en raison de sa grande utilité. Et puisque les offres sont nombreuses sur la toile, les professionnels s’assureront de choisir la solution qui correspond à leurs attentes. Faut-il externaliser votre administratif ou votre service comptable à Madagascar ?

Comment trouver les services de secrétariat externalisé offshore ?

Le secrétariat est essentiel dans une entreprise. C’est en quelque sorte la branche qui permet aux professionnels d’organiser les tâches directionnelles et de planifier les activités au sein de la structure (réunion client, prospection commerciale etc…). Les outsourcers comprennent l’importance d’une telle compétence et sont désormais en mesure d’accompagner les dirigeants quotidiennement. Externaliser votre administratif peut vous aider dans la gestion de votre quotidien à moindre coût.

Ou se situera mon télésecrétaire ?

Les solutions de télésecrétariat sont très nombreuses sur le marché. Les pays francophones (du Sud) ont pris le virage du télésecrétariat, proposant toute une gamme de service en accompagnement des PME dans leurs décisions quotidienne. La plupart de ses entreprises de télésecrétariat se situent au Maroc, en Tunisie ou à Madagascar.

L’entreprise teleservices.fr basée à Madagascar propose toute une gamme de prestations pour aider les petites entreprises à mieux s’organiser et externaliser votre administratif. Les avantages d’une telle solutions sont bien sur les tarifs très compétitifs et le créneau horaire qui restent inchangé par rapport à l’Europe.

service telesecrétariat offshore

Comment choisir mon offre de télésecrétariat ?

Pour trouver un prestataire en secrétariat externalisé offshore, Il vous suffit d’effectuer une rapide recherche sur le web. Voici quelques astuces pour vous aider à trouver le bon partenaire en télésecrétariat.

  1. S’assurer que la firme dispose d’un personnel qualifié. C’est la base, on y reviendra..
  2. Quels sont les outils utilisés par l’entreprise délocalisée ? Vérifier si l’entreprise travaille avec des outils performants (CRM ou autre logiciel de gestion). Sont-il utilisés à bon escient et répondent-ils à vos besoins ?
  3. Quelle est la capacité d’adaptation du la structure outsourcée ? Est-elle capable d’agir et de réagir en cas de problèmes (remplacement d’un téléopérateur, maladie etc.. ) ou de s’adapter aux éventuels pics croissance des flux.
  4. Bien sur, il faut aussi vérifier la disponibilité de votre téléopérateur ex ; vérifier le fuseau horaires et la facilité de communiquer avec votre téléopérateur (téléphone ? Skype ?)
  5. Enfin, le point de détail très important , c’est la capacité du télésecrétaire à communiquer. Le téléopérateur doit pouvoir rédiger de beaux mails sans fautes et s’exprimer sans fautes à l’oral. Un télé-secrétaire qui s’exprime mal (à l’oral, comme à l’écrit) ternira l’image de votre société et peut vous faire perdre un beau budget.
  6. Quels sont les clients actuels du téléopérateur ? Les service de télésecrétariats qui travaillent avec de grands groupes ont souvent des processus bien rodés. Jeter un œil aux références clients et n’hésitez pas à poser des questions sur les missions que ces grands groupes ont demandés

Il faut évaluer le contexte et définir clairement les besoins de l’entreprise pour pouvoir cadrer la mission du téléopérateur

Avantages du secrétariat externalisé offshore

Les services de télésecrétariats disposent de beaux avantages. Tout d’abord, la prestation est très abordable et professionnelle. Un avantage considérable pour les PME et TPE qui ont une marge de manœuvre assez limitée sur le budget. L’assistance des outsourcers est aussi synonyme de gain de temps. Plus la peine de recruter ni d’organiser de longues séances de formations…

Inconvénients d’externaliser votre administratif à l’étranger

La délocalisation n’as pas que des avantages. En embauchant quelqu’un près de chez vous, vous développez votre réseau et vous formez une autre personne. Cette employé pourra évoluer au sein de votre structure et peut-être se spécialiser dans une branche très spécifique de votre activité. Chose qu’il sera beaucoup plus difficile de réaliser avec une assistance de téléopérateurs.

secrétariat à distance

il est parfois préférable d’embaucher pour permettre des évolutions de postes au sein de l’entreprise

Quelles sont missions à confier à un(e) télésecrétaire ?

Bien que le métier de télésecrétaire a une certaine affinité avec le télémarketing puisqu’il s’agit aussi de traiter des appels, le véritable travail du professionnel est quand même assez diversifié.Voici quelques exemples

  • La gestion administrative : Les tâches les plus classiques concernent en général la gestion administrative. Ce type d’activité est chronophage sans avoir de réelles valeurs ajoutées pour une entreprise. Il est souvent l’objet de nombreux projets d’externalisation.
  • La rédaction de documents : Les prestations consistent, entre autres, à la rédaction ou transcription de documents. L’organisation des agendas est une pratique courante. Parfois, l’agent doit aussi saisir des données ou des rapports.
  • L’aide aux ressources humaines font également partie de la branche administrative d’une structure. Les activités se focaliseront ici dans la gestion du personnel. Plus précisément dans le processus de recrutement (publications des offres, sélection des CV, prise de contact avec les candidats) ou la mise en place d’un tableau de bord servant à planifier les congés.
  • Le support commercial ou SAV : Si la société a fait appel au professionnel pour être leur support commercial. Les tâches seront un peu plus orientées vers les clients et les fournisseurs. Il s’agira pour la plupart du temps de pré-comptabilité, de prise de rendez-vous ou de Services Après Vente (ex dépannage).
  • Aide à la comptabilité : Dans le cas des PME et TPE, le télé-agent s’occupera même des saisies des devis, des commandes et des factures. La communication web est la dernière branche confiée au télésecrétaire outsourcé.

Nicolas

Nicolas est rédacteur chez viasolutions. Après un bac général en économie, il étudie le droit à la faculté et fait ses premières armes sur les réseaux sociaux; Il prendra le virage du web rapidement et se consacre depuis à la rédaction d'articles de société orienté B2B et B2C.

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